在一場(chǎng)會(huì)議活動(dòng)開始之前，確定最后與會(huì)的人數(shù)是一件很重要的是，而會(huì)務(wù)策劃公司最后得到的數(shù)據(jù)就是主辦方計(jì)算到場(chǎng)率的重要依據(jù)。因此，在做策劃方案中，怎么報(bào)到、簽到，誰負(fù)責(zé)簽到這些工作都要安排的十分詳盡。

    報(bào)到一般要求與會(huì)者本人持邀請(qǐng)函或者與會(huì)通知親自到場(chǎng)報(bào)道。為了醒目，一般在報(bào)到處周圍設(shè)立引導(dǎo)牌，注明報(bào)到位置。秘書人員應(yīng)在與會(huì)者到達(dá)報(bào)到地點(diǎn)時(shí)熱情禮貌地接待，向報(bào)到者表示歡迎。在證實(shí)報(bào)到人員身份后，將預(yù)先準(zhǔn)備好的文件袋(里面有文件、證件、餐券、住宿房間號(hào)碼、文具等)發(fā)給報(bào)到人員。必要時(shí)，引導(dǎo)與會(huì)者去其住宿的房間，并簡單介紹周圍的情況和開會(huì)的要求。

    會(huì)議簽到工作通常包括迎賓、簽到登記、交費(fèi)、領(lǐng)取會(huì)議資料和各種票證等。

     會(huì)議活動(dòng)組織人員應(yīng)到賓館或會(huì)場(chǎng)人口處迎接與會(huì)者并安排與會(huì)人員簽到和登記，然后引導(dǎo)與會(huì)者盡快就座。簽到對(duì)于各類有選舉、表決內(nèi)容的法定性會(huì)議尤為重要，它關(guān)系到是否達(dá)到法定人數(shù)，選舉、表決結(jié)果是否有效的問題。所以必須堅(jiān)持簽到制度，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好簽到工作。

    小型的會(huì)議活動(dòng)一般采用簽到簿簽到的辦法，與會(huì)人員到會(huì)時(shí)在會(huì)務(wù)秘書準(zhǔn)備好的簽到簿上簽名(一般還應(yīng)注明單位和職務(wù)）。人數(shù)較少的小型會(huì)議或例會(huì)，也可由會(huì)務(wù)秘書按照預(yù)先確定的應(yīng)到會(huì)人員名單逐一進(jìn)行簽到，來—人劃一人，這樣可以隨時(shí)掌握到會(huì)人員情況，且不必打擾與會(huì)者。當(dāng)然，要采取這種簽到辦法，會(huì)務(wù)秘書必須認(rèn)識(shí)全部或絕大多數(shù)與會(huì)者，這就向會(huì)務(wù)秘書提出了一個(gè)熟悉到會(huì)人員的要求。

    有的重要會(huì)議采用手工簽到卡或電子簽到卡的辦法。有些會(huì)議要求與會(huì)者要在胸卡及其存根上簽上自己的名字，才能進(jìn)入會(huì)議場(chǎng)所。

    而作為會(huì)議秘書，在登記號(hào)到會(huì)人員之后也需要將到場(chǎng)情況告知會(huì)議主持人，并對(duì)未與會(huì)者發(fā)出催請(qǐng)信息。

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