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會(huì)議論壇策劃-大型會(huì)議論壇活動(dòng)服務(wù)

時(shí)間:2023-06-06 12:33 ? 點(diǎn)擊:??來源:睿陽活動(dòng)策劃
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會(huì)務(wù)論壇  |  Conference affair:

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會(huì)議論壇

    籌備會(huì)務(wù)、論壇工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工作,在籌備組織的過程中,稍不注意就會(huì)出現(xiàn)難以彌補(bǔ)的錯(cuò)誤,造成不良影響。要想做好會(huì)議服務(wù),一家專業(yè)的會(huì)議活動(dòng)公司很重要,我們睿陽活動(dòng)策劃機(jī)構(gòu)根據(jù)多年的會(huì)務(wù)、論壇籌備組織工作經(jīng)驗(yàn),總結(jié)出應(yīng)注意的以下幾項(xiàng)工作:

會(huì)前準(zhǔn)備工作
    組織會(huì)務(wù)班子,明確工作職責(zé)。大型會(huì)議還要制訂詳細(xì)的會(huì)務(wù)工作方案。
    發(fā)出會(huì)議通知并發(fā)出請柬。包括會(huì)議名稱、內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍。
    印制會(huì)議手冊,編排好會(huì)議日程以及議程,制定注意事項(xiàng)。

大型會(huì)議要編組并提出小組召集人、討論地點(diǎn)。
    大型會(huì)議要印制會(huì)議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

會(huì)場布置。會(huì)場布置要充分體現(xiàn)會(huì)議氣氛:
    1)簽到處,根據(jù)會(huì)議需求策劃合適的簽到方式。
    2)宣傳展示區(qū)設(shè)計(jì),根據(jù)會(huì)議需要以及會(huì)議舉辦地情況設(shè)計(jì)具有展示會(huì)議主辦方企業(yè)宣傳功能的展示區(qū)域。
    3)會(huì)場包裝設(shè)計(jì),根據(jù)會(huì)議主題延展將會(huì)議舉辦場所環(huán)境風(fēng)格包裝成與會(huì)議主題風(fēng)格一致,例如:懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟等。
    4)舞美設(shè)計(jì),舉辦會(huì)議少不了投影儀或LED視頻投放設(shè)備,根據(jù)會(huì)議議程特點(diǎn)設(shè)計(jì)最適合的舞臺舞美。
    5)設(shè)置主席臺,落實(shí)主席臺領(lǐng)導(dǎo),安排座次,設(shè)置發(fā)言席,擺放席簽、話筒,并保證音響效果。確定會(huì)議桌擺放形式,明確劃分會(huì)場區(qū)域,并使與會(huì)者明確。
    6)保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。
    7)擺放適量花卉。

    后勤服務(wù)工作。大型會(huì)議要對與會(huì)人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。
    做好會(huì)議發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。
    進(jìn)行會(huì)前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況。
    為與會(huì)人員預(yù)訂到會(huì)車票、機(jī)票、住宿等。

會(huì)間組織與服務(wù)工作
    會(huì)務(wù)籌辦工作人員提前1小時(shí)完成現(xiàn)場包裝搭建以及設(shè)備調(diào)試工作,反復(fù)檢查會(huì)場準(zhǔn)備情況。
    安排禮儀接待人員做好簽到及材料、禮品分發(fā)工作。
    落實(shí)主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。
    按預(yù)定方案組織與會(huì)人員由前向后依次就座。
    與主持核對稿件內(nèi)容,特別注意核對主持稿中關(guān)于單位名稱、嘉賓姓名、工作職稱重要信息。
    維持好會(huì)場秩序。會(huì)議開始前5分鐘,關(guān)閉會(huì)場大門,與會(huì)人員入座就緒,無關(guān)人員離開會(huì)場;開會(huì)期間關(guān)閉手機(jī),一般不允許找人,無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會(huì)場。
    做好會(huì)議全程拍攝記錄,組織照相。
    為與會(huì)人員預(yù)定返程車票、機(jī)票等。

會(huì)議善后工作
    會(huì)議結(jié)束后,要檢查會(huì)場,帶回剩余材料、席簽等。
    組織送站。根據(jù)與會(huì)人員離會(huì)時(shí)間,提前安排車輛、送站人員等。
    做好會(huì)議文件的清退、收集、歸檔工作。
    做好會(huì)議報(bào)道工作。
    做好會(huì)后總結(jié)報(bào)告工作。

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